متدولوژی مدیریت پروژه (قسمت اول)
| متدولوژی مدیریت پروژه (قسمت اول) |
|
یکی از بزرگترین چالش‌هایی که فعالیت‌ها در دنیا با آن روبرو هستند، مدیریت مناسب آنها است. به نظر می‌رسد تعریف فعالیت‌ها در قالب پروژه‌های مشخص سبب می‌شود که فرآیند مدیریت آن مشخص تر بوده و بتوان آنها را در چارچوب‌های تعریف شده به انجام رسانید. پروژه را می‌توان به عنوان یک برنامه تعهد شده با محدوده ابتدا و انتهای مشخص تعریف کرد که در قبال صرف بودجه‌ای معین |
| متدولوژی مدیریت پروژه (قسمت اول) |
|
یکی از بزرگترین چالش‌هایی که فعالیت‌ها در دنیا با آن روبرو هستند، مدیریت مناسب آنها است. به نظر می‌رسد تعریف فعالیت‌ها در قالب پروژه‌های مشخص سبب می‌شود که فرآیند مدیریت آن مشخص تر بوده و بتوان آنها را در چارچوب‌های تعریف شده به انجام رسانید. پروژه را می‌توان به عنوان یک برنامه تعهد شده با محدوده ابتدا و انتهای مشخص تعریف کرد که در قبال صرف بودجه‌ای معین به نتایج یا محصولات مورد نظر خواهد رسید. هر قسمت یا بخش از پروژه را یک مرحله یا فاز می‌نامیم. مدیریت پروژه نیز عبارت است از سازمان دهی و اداره نیروهای انسانی برای انجام فعالیت‌های از پیش تعیین شده در قالب برنامه زمانبندی مشخص با هزینه توافق شده، برای رسیدن به اهداف، نتایج و محصولات تعیین شده. آرزوی تمامی مدیران، موفقیت پروژه است اما نباید فراموش کرد که این امر شانسی نیست بلکه مانند سایر مسئولیت‌ها در جهان مشکلات مربوط به خود را دارد. مدیران پروژه بایستی بر سه وجه مهم یک پروژه تمرکز نمایند تا بتوان آن را یک پروژه موفق دانست. × تحویل به موقع و کارآمد فرآورده‌های پروژه × خارج نشدن از چارچوب هزینه‌های پیش بینی شده × کسب قبولی و رضایت ذینفعان پروژه و حامیان مالی آن با ارایه نتایج و فرآورده‌های با کیفیت برای مدیریت خوب و موفق یک پروژه بایستی به چهار فاکتور اساسی هزینه، دامنه یا محدوده، زمانبندی و کیفیت که به CSSQ[1] معروف است، توجه نمود. یک پروژه موفق، مجموعه‌ای است از مدیریت صحیح فناوری، روند و افراد، مشکل در مدیریت صحیح است. شناسایی دقیق موارد موثر در مدیریت (به هنگام) و (کارآمد) نیاز به تجربه دارد. متدولوژی‌های مختلفی برای مدیریت پروژه توصیه می‌شود. در برخی موارد مدیران پروژه قسمت‌های مختلف از متدولوژی‌ها را بر اساس تجارب خود با یکدیکر ادغام? و آنها را بومی سازی می‌نمایند. در ادامه متدولوژی NYS[2] که دارای پنج فاز اصلی به شرح زیر است را توضیح خواهیم داد. 1. ایجاد پروژه 2. شروع و راه اندازی پروژه 3. برنامه ریزی پروژه 4. اجرا و کنترل پروژه 5. خاتمه پروژه شکل بعد نمایش دهنده فازها و ارتباطات فی‌مابین می‌باشد. نقش‌ها و مسئولیت‌ها گروه‌های مختلفی در چرخه حیات یک پروژه درگیر هستند. در ادامه به توضیح برخی از این گروه‌ها پرداخته شده است. یکی از این گروها که مسئولیت برنامه ریزی و اجرای پروژه را برعهده دارند عبارتند از تیم پروژه که شامل مدیر پروژه و تعدادی از اعضای تیم هستند که بایستی وظایف مشخصی را بر اساس برنامه زمانبندی تحویل دهند. مدیر پروژه فردی است که مسئولیت اجرای پروژه توسط تیم در زمان مشخص با هزینه تعیین شده و توافق شده را بر عهده دارد. ایشان برنامه زمانبندی پروژه را با همکاری تیم توسعه خواهد داد و اجرای وظایف پروژه توسط تیم را مدیریت خواهد کرد. همچنین مسئولیت گرفتن تایید محصولات تحویل دادنی را از ذینفعان و حامیان پروژه بر عهده دارد. اعضای تیم پروژه مسئولیت اجرای وظایف و تولید محصولات قابل تحویل را بر اساس برنامه زمابندی تهیه شده توسط مدیر پروژه بر عهده دارند. برای این اعضا بر اساس سطح پروژه تقسیم بندی‌های سازمانی دیگری نیز ممکن است صورت گیرد. به عنوان نمونه برای پروژه‌های بزرگ، برخی از این اعضا به عنوان سرپرست تیم و یا مدیر فنی معرفی خواهند شد. حامی پروژه مدیری است که علاقه وی نسبت به پروژه قابل اثبات باشد و بتواند مسئولیت تامین منابع پروژه را بر عهده بگیرد. حامی پروژه بایستی تا حد امکان از مدیران عالی رتبه متناسب با سایز و دامنه پروژه باشد. حمایت کننده پروژه وظیفه اجرای فرآیند پیشنهاد پروژه را بر عهده دارد و از اجرای پروژه در سازمان پشتیبانی می‌کند و تصمیم گیر نهایی برای پروژه است. همچنین نقش پشتیبان مدیر پروژه، تایید کننده و یا تصویب کننده محصولات تحویل دادنی اصلی،? امضا کننده و تایید کننده درصد پیشرفت کار برای ورود به مراحل بعدی را بر عهده دارد. وی ممکن است قسمتی و یا تمام مسئولیت‌های خود را به فرد دیگری تفویض نماید. تیم پیشنهاد پروژه یک گروه مسئولیت دار برای آماده سازی پیشنهاد پروژه در فاز ایجاد می‌باشد که توسط حامی پروژه سازماندهی می‌شود. کمیته انتخاب پروژه شامل افرادی از سازمان مجری پروژه هستند که وظیفه بررسی پیشنهادهای ارایه شده و انتخاب یک پروژه برای فاز شروع و راه اندازی پروژه را بر عهده دارند. مشتریان شامل واحدهای تجاری هستند که نیازمندی محصول یا خدمات را برای افرادی که جزو تیم توسعه پروژه هستند، مشخص می‌نمایند. مشتریان می‌توانند هر سطحی از سازمان از قبیل هیات مدیره تا کارمندان را پوشش دهند. با توجه توضیحات فوق، در ادامه به معرفی شرح یک پروژه به همراه نقش‌های تعریف شده و چارت سازمانی مورد نظر آن برای یک پروژه کوچک به عنوان نمونه آورده شده است. × شرح پروژه ایجاد آزمایشگاه تحقیقات امنیت به عنوان یک پروژه از نوع کوچک. × نقش‌های تیم پروژه o حامی پروژه - نماینده عالی رتبه برای تعیین سیاست و استانداردهای پروژه o مدیر پروژه - فردی که مسئولیت توسعه و اجرای پروژه را بر عهده دارد o عضو فنی - تحلیلگر فناوری oعضو واحد خرید - دستیار خرید o عضو واحد برنامه ریزی - مدیر پشتیبانی o و .... چارت سازمانی  |
